ゼロから始めるビジネスマナー

返信ハガキは自分についた敬称をチェックする
例えば、新年賀詞交歓会、新工場落成記念式典、創立パーティーなどの招待状には出決を通知するための返信ハガキが同封されています。宛名はすでに印刷されていて、切手も貼ってあります。結婚披露宴の案内状と同じで、出欠のどちらかに○印をつけ、自分の住所・名前を記入して投函すればいいようになっているはずです。
しかし、これは簡単だと勘違いしてすぐに投函すると思わぬ恥をかくことととなります。


◎返信ハガキの書き方◎

１．住所・社名・名前の『御』を消す
　　裏面の自分の名前を書く欄に、「ご住所」「貴社名」「御芳名」と印刷されています。自分に敬称をつけるのはおかしいので、不要な「御」や「貴」は二重線で消します。「御芳名」は「御」だけでなく「御芳」まで消します。

２．宛先の「行」を「御中」にする
　　表面の宛名が「○○行」となっています。これは謙遜した表現なので、「行」を二重線で消します。そして、宛名が会社・部署の場合は「御中」に、個人名の場合は「様」に書き換えましょう。

３．一筆付け加える
　　出欠に○印をつけて出すだけではあまりに素っ気無いので、余白に簡単なコメントを記すといいでしょう。とくに欠席の場合は欲しいところです。
「当日はあいにく出張のため、欠席させていただきます。御社のさらなる発展を、お祈り申し上げます」
くらいの一言を添えることによって、先方の印象は変わります。

封書の表書きが文書の顔です
あいさつ文や礼状、納品書・請求書など、封筒に入れて発送する文書は多いです。
封書の表書きは文書の顔となりますので、表書きは大事にしましょう。中身がどんなに立派な内容でも、宛名や敬称に誤りがあれば、発信者のレベルが疑われてしまいます。


◎封書の表書きの書き方◎

１．楷書で丁寧に書く
　　楷書で丁寧に書きましょう。見栄を張って妙に崩して書くより読みやすい字を心がけましょう。

２．バランスが大切
　　表書き・裏書をきれいに見せるコツは、文字の大小のバランス、文字と余白のバランスを上手にとることです。宛名はほぼ中央に大きな文字で、住所は１〜３行で、社名は必ず改行して書きます。

３．法人名は略さず正式名称で書く
　　株式会社を、�鰍祠Kなどと略して書くのは正式ではありません。また、前、後株の確認もしっかりと！

４．敬称は宛名で変わる
　　会社や部署宛に出すときの敬称は「御中」、職名で出すときは「殿」、個人名の付いた職名で出すときは「殿」か「様」、たくさんの人に宛てるときは「各位」になります。

５．重要書類には朱書きを
　　本人以外に開けられて困る封書には、表書きに「親展」と朱書きします。また、請求書や履歴書など重要な書類を同封した場合は、「請求書在中」と朱書きします。

６．糊で封をする
　　封をするときに、セロハンテープやホッチキスでとめる人がいますが、糊で貼るのが基本です。合わせ目に〆と書けばなお万全です。